Prepárate para una inspección laboral: todo lo que necesitas en una sola carpeta

Para muchos empresarios, la palabra “inspección” provoca angustia. Pero la mayoría de las multas no llegan por hacer las cosas mal a propósito, sino por no poder demostrar que se hicieron bien. Si tus documentos están en orden y en un solo lugar, la inspección pasa de amenaza a trámite.

Qué ganas con tu carpeta lista

• Tranquilidad: sabes que puedes responder en minutos.
• Menos riesgo de multas por no tener evidencia, aunque sí cumplas.
• Un expediente que también te sirve para venderle a corporativos y al gobierno.
• Orden interno: descubres a tiempo lo que falta.

La carpeta: documentos que suelen revisarse

Lo que te pidan depende de tu tamaño, tu giro y el tipo de inspección. Esta es la base que conviene tener siempre:

Relación de trabajo

• Contratos individuales de trabajo firmados.
• Altas en el IMSS y comprobantes de pago de cuotas.
• Recibos de nómina timbrados (CFDI).
• Registros de asistencia y jornada.

Prestaciones

• Evidencia de vacaciones y prima vacacional.
• Evidencia de pago de aguinaldo.
• Cálculo y pago de la PTU, cuando corresponde.

Seguridad, salud y capacitación

• Actas de la comisión de seguridad e higiene y de sus recorridos.
• Constancias de capacitación de tu personal.
• Política y evidencias de la NOM-035 sobre factores de riesgo psicosocial.
• Programa de protección civil, si te corresponde.

Trato digno

• Protocolo para prevenir la discriminación, el hostigamiento y el acoso, con evidencia de que tu personal lo conoce.
• Reglamento interior de trabajo, si tienes uno.

Si subcontratas servicios

• Contratos con tus proveedores de servicios especializados y su registro REPSE vigente.

El día de la inspección

• Pide con respeto la orden de inspección y la identificación del inspector, y verifica que los datos coincidan con tu empresa.
• Designa a una sola persona para atenderla, con la carpeta a la mano.
• Entrega lo que se pide, ni más ni menos, y guarda copia de todo lo que firmes.
• Si algo falta, no improvises: anota el plazo que te den para presentarlo.

La inspección no la pasa quien cumple, sino quien puede demostrar que cumple.

Arma tu carpeta en una tarde

Toma esta lista, marca lo que ya tienes y ordena lo que falta por prioridad. Si quieres saber de un vistazo en qué estás expuesto, haz el Diagnóstico Empresa Humanista: te devuelve un plan de mejora con el artículo de ley de cada punto. Y si prefieres que un especialista revise tu carpeta contigo, solicita un diagnóstico.

Este artículo es informativo y no sustituye la asesoría para tu caso. Para entender las multas que se evitan con esta carpeta, lee las 7 prácticas laborales que ya son violaciones a derechos humanos.